Vì sao cần quy trình bàn giao rõ ràng?
Bàn giao là điểm chuyển trách nhiệm theo dõi hàng giữa các bên, chẳng hạn kho gửi, đơn vị vận chuyển và bên nhận. Với đơn tóc giả OEM, thông tin rõ ràng giúp đối chiếu kiện nào đã rời kho, tình trạng bên ngoài lúc giao và người tiếp nhận. Đây không thay thế thỏa thuận vận chuyển hay điều kiện mua bán; doanh nghiệp nên thống nhất trước ai lập, ai ký xác nhận và chứng từ nào được lưu.
Chốt thông tin trước khi giao kiện
Trước giờ bàn giao, đối chiếu mã đơn hoặc PO, mã lô nếu có, số kiện, nhãn thùng và thông tin người nhận với chứng từ giao hàng. Nếu đơn gồm nhiều SKU, cần bảo đảm danh sách đóng gói thể hiện cách phân bổ sản phẩm theo kiện để bên nhận dễ so khớp. Ghi rõ ngày giờ dự kiến, địa điểm và người phụ trách liên hệ; khi có thay đổi, cập nhật bản dùng để giao thay vì dựa vào tin nhắn rời rạc.
Ghi nhận tại thời điểm chuyển giao
Hai bên nên cùng kiểm đếm số kiện và quan sát tình trạng bao bì bên ngoài trước khi ký nhận. Nếu thùng móp, rách, ướt, niêm phong khác dự kiến hoặc số kiện chưa khớp, hãy ghi nhận cụ thể ngay trên biên bản hay chứng từ bàn giao, kèm hình ảnh nếu các bên thống nhất. Chữ ký nên đi cùng họ tên, vai trò và thời điểm nhận; tránh ký xác nhận tình trạng bên trong nếu chưa mở kiện.
Lưu hồ sơ để dễ đối chiếu khi có chênh lệch
Sau bàn giao, lưu cùng một bộ hồ sơ gồm chứng từ giao nhận, danh sách kiện, mã vận đơn nếu có và hình ảnh ghi nhận bất thường. Đặt tên tệp theo mã đơn và ngày giao để tìm lại thuận tiện; phân quyền người được sửa hoặc bổ sung ghi chú nhằm giữ lịch sử thay đổi. Khi bên nhận báo thiếu kiện hay bao bì hư hỏng, đối chiếu thời điểm và nội dung đã ghi, rồi chuyển thông tin cho đầu mối chịu trách nhiệm xử lý theo thỏa thuận.
Tìm hiểu thêm trong chuyên mục kiến thức và trao đổi với nhân viên tư vấn khi cần xác nhận thông số hoặc lựa chọn cụ thể.